پرش به محتوای اصلی
Automation
امروزه پیشرفت تکنولوژی تاثیر بسیار زیادی بر روی فعالیت‌ دفاتر اداری داشته است. نامه‌ها جای خود را به ایمیل داده ‌اند، بایگانی فیزیکی اسناد و پرونده‌ها به حداقل رسیده است و سیستم‌‌های بیومتریک عمل تشخیص هویت کارکنان را انجام می دهند و دیگر نیازی به برگه‌‌های ثبت حضور و غیاب نیست.
در حال حاضر، انواع نرم‌ افزارهای اتوماسیون اداری در امور تجاری و ارتباطی به کار برده می‌ شوند. مزایای بسیار زیاد استفاده از این نرم افزارها در کنترل فرایندها بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل و صرفه جویی در هزینه و زمان باعث شده تا شرکت‌ها بیش از پیش به لزوم استفاده از آن‌ها پی ببرند. چرا که نرم‌ افزار اتوماسیون اداری با تغییر ماهیت اساسی پردازش اطلاعات مکانیزم قدرتمندی جهت افزایش بهره‌ وری و بهبود کیفیت کاری فراهم می‌نماید.

مزایای بهره بردن از اتوماسیون اداری در سازمان چیست؟

ColorPen

برخی از مهم‌ ترین مزایای استفاده از نرم ‌افزار‌های اتوماسیون اداری:

  • چندین کاربر می‌توانند به صورت همزمان به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
  • دیگر به کارکنان زیادی جهت انجام امور دفتری نیازی نخواهید داشت.
  • به فضای ذخیره‌ سازی کمتری جهت ذخیره داده‌ ها نیاز دارید.
  • به دلیل کاهش زمان پردازش فعالیت‌ها و خطاهای دستی می‌توان از ساعات کاری مفیدتر استفاده کرد.
  • می‌توان وظایف را بسیار سریع‌تر انجام داد.
  • در صورت تغییر برنامه، چندین نفر می‌توانند به طور همزمان داده ها را به روز رسانی نمایند.
  • مدیر و درخواست کننده می‌توانند تمام درخواست‌ها را در یک زمان پیگیری کنند.
  • از طریق ایجاد یک سیستم ذخیره اطلاعات مربوط به پنل‌های مدیریتی، آمارها و فرایندها امنیت اطلاعات بهبود می‌یابد.
نرم ‌افزار اتوماسیون اداری شامل بخش‌ های مختلفی است که در کنار هم جمع شده ‌اند تا امر ذخیره‌ سازی اطلاعات، تبادل اطلاعات و مدیریت داده را انجام دهند. از جمله مهم‌ ترین بخش‌ های این نرم ‌افزار می ‌توان به پردازش متن، پست الکترونیکی، پست صوتی، فکس، ویدیو کنفرانس، کارتابل آفلاین، آرشیو الکترونیکی و ... اشاره کرد. یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد باید به گونه ‌ای طراحی شود که شامل تمامی این قابلیت‌ ها بوده و از طرفی کار کردن با آن ساده باشد؛ به طوری که یک کاربر بتواند کلیه امور مربوط به دبیرخانه، طبقه بندی، بایگانی و ارسال اسناد شرکتی را به آسانی انجام دهد.
آیا بهتر نیست به جای صرف هزینه بالا در انجام امور دفتری به صورت سنتی، راه ساده‌تر را انتخاب نموده و فعالیت‌های شرکت خود را اتوماسیون کنید؟ وقت آن است تا با ارتقای گردش کاری خود به نحو کارآمدتری به بحث اتوماسیون اداری در سازمان بپردازید. محبوبیت بسیار زیاد نرم افزار اتوماسیون اداری، باعث شده است که بسیاری از شرکت‌ها و کسب و کارهای بزرگ و کوچک بدون اتلاف وقت، به سراغ استفاده از آن بروند. سازمان‌هایی که اتوماسیون اداری در آن‌ها انجام می‌شود، می‌توانند وقت و سرمایه زیادی ذخیره کرده و نیروی کار خود را بر روی اموری که در شرکت ارزشمند و مهم هستند، متمرکز کنند. شما می‌توانید همین امروز با مشاوره و راهنمایی تخصصی کارشناسان شرکت ایده ارتباط تراشه، نرم‌افزار اتوماسیون اداری شرکت خود را راه‌اندازی نموده و نتیجه آن را به سرعت در سازمان خود ببینید. تیم تخصصی شرکت ایده ارتباط تراشه با بررسی ماهیت، نحوه عملکرد و حجم گردش کاری در کسب و کار شما، قادرند این امر را به بهترین نحو به انجام برسانند.
عضویت در خبرنامه
security_code
Logo-Samandehi Logo-Enamad