اگر از کامپیوتر استفاده می کنید حتما با تعداد زیادی فایل مالی، فنی و محرمانه سر و کار دارید و احتمالا روزانه صد ها ایمیل دریافت می کنید. هر چقدر هم که محتاط باشید، حتما یک بار برایتان اتفاق افتاده که پیغامی را به اشتباه برای کسی فرستاده باشید.
به لحاظ امنیتی، این اتفاق نشت اطلاعات محسوب می شود. طبق پژوهشی که سال گذشته انجام شد از هر سه مورد نشت اطلاعات، یک مورد منجر به اخراج افراد شده است. نشت اطلاعات لزوما به این معنا نیست که کسی اطلاعات مهمی را برای فرد اشتباهی بفرستد؛ گاهی ایراد از تنظیمات دسترسی است. ما در این مقاله نه از دید کارفرما، بلکه از نقطه نظر یک کارمند معمولی که مسئولیت رسیدگی به اسناد را دارد به این مسأله پرداخته ایم.
در ادامه با راهکارهای جلوگیری از به هم ریختگی و در نتیجه نشت اطلاعات در محل کار، در خدمتتان هستیم.
کار را به خانه نبرید
گاهی اوقات پیش می آید که ساعت کاری به پایان می رسد و شما هنوز کار ناتمامی دارید و تصمیم می گیرید ادامه ی کار را در خانه انجام دهید. علاوه بر اینکه با این کار تعادل بین کار و زندگی را بر هم می زنید، از لحاظ امنیتی نیز مخاطراتی وجود دارد.
تیم IT مسئول امنیت هر شرکت است. این تیم تمام سیاست های امنیتی را برای محافظت از سیستم ها پیاده کرده و از خدمات مختلفی برای ذخیره ی ایمن اطلاعات استفاده می کند. خدمات برای شرکت ها معمولا امن تر و پیشرفته تر از برنامه ها و خدمات برای کاربران معمولی است. به عنوان مثال: در نسخه OneDrive برای کسب و کار، مایکروسافت از سطوح مختلفی از رمزنگاری داده ها استفاده می کند و به شرکت ها اجازه می دهد اشتراک گذاری اطلاعات را به کلی ممنوع کنند. در حالی که نسخه OneDrive برای افراد عادی چنین ویژگی هایی ندارد.
در نتیجه اگر به علت سیاست های غلط امنیتی یا محافظت ناکافی کامپیوترتان، نشت اطلاعات صورت بگیرد، تیم امنیت شرکت مقصر است، نه شما.
اما به محض اینکه کارتان را به خانه ببرید یا از سرویس های خارجی برای ذخیره سازی اسناد کاری استفاده کنید؛ مسئولیت کامل امنیت آن اطلاعات بر عهده ی شما خواهد بود پس باید مطمئن شوید به دست افراد خاطی نمی افتد. متاسفانه راه های زیادی وجود دارد که این اطلاعات منتشر یا مفقود شوند.
به عنوان مثال وقتی لینک یک Google Docs 1 را به فرد خاصی می فرستید، موتورهای جستجو هم می توانند آن را ببینند؛ یا ممکن است کسی لپ تاپ بدون رمز عبورتان را سرقت کند؛ یا وقتی در فرودگاه از یک پورت USB تلفنتان را شارژ می کنید ممکن است کسی به اطلاعات آن دسترسی پیدا کند.
فراموش نکنید حق دسترسی را لغو کنید
همانطور که می دانید قابلیت به اشتراک گذاری اسناد، به ویژه زمانی که بتوانید مشخص کنید چه کسی حق دسترسی به آن فایل را دارد، ویژگی بسیار مفید و رایجی است. مشکل اینجاست که اکثر افراد حق دسترسی به فرد دیگری می دهند و بعد فراموش می کنند آن را لغو کنند.
به عنوان مثال شما و یک پیمانکار در حال انجام یک پروژه هستید، پیمانکار بخش مربوط به خودش را انجام می دهد. شما فراموش می کنید که دسترسی او را به اسناد لغو کنید. سپس پیمانکار با رقیب شما قرارداد می بندد. رقیب شما خوشحال می شود سر از کار شما در بیاورد. قطعا می دانید وقتی مدیرتان متوجه شود چه بلایی سرتان می آید.
برای اجتناب از این فاجعه، مرتبا اسناد کاری را بررسی کنید تا بتوانید حق دسترسی را کنترل کنید. اگر کارمندتان استعفا داد یا اخراج شد، همچنین وقتی که قراردادتان با یک پیمانکار به اتمام رسید؛ بلافاصله هرگونه حق دسترسی به اسناد را لغو کنید.
اطلاعات را با همکارتان به اشتراک نگذارید
طبق تحقیقات اخیر، 30 درصد از کارمندان جوان و 18 درصد از مسن تر ها، کامپیوتر یا اطلاعات حساب کاربری شان را با بقیه همکاران به اشتراک می گذارند. خوشبختانه تعداد این افراد کم است ولی همین تعداد هم نباید وجود داشته باشد.
ممکن است همکار شما مقاصد پنهانی داشته باشد و عمدا اطلاعات محرمانه را انتشار دهد. اگر حق دسترسی به این اطلاعات فقط به شما داده شده باشد، مشخصا انگشت اتهام به سمت خودتان خواهد بود.
حتی اگر یک کارمند با وجدان باشد، ممکن است ناخواسته یک سند مهم را از کامپیوتر شما حذف کند یا به فرد اشتباهی بفرستد. هر چند آن فرد قصد بدی نداشته، ولی همچنان شما مقصر شناخته می شوید.
بنابراین در مورد آنچه در اختیار همکاران خود می گذارید با احتیاط بیشتری عمل کنید و اصول امنیتی را نادیده نگیرید. فکر می کنم متوجه شده باشید که نشر آزادانه ی اطلاعات چه عواقبی به دنبال دارد.
ایمیل های خود را مرتب کنید
تا به حال برایتان اتفاق افتاده که فراموش کنید اسم کسی را از CC List 2 حذف کنید؟ یا ایمیل را به فرد اشتباهی ارسال کنید؟ دلیل این اتفاقات معمولا عجله و بی توجهی است. یک ترفند اینست که برای اجتناب یا حداقل کردن احتمال چنین اتفاقی، یک برچسب 3 (Label) بسازید مثلا "حساس" و این برچسب را روی تمام ایمیل های حساس بگذارید. حالا وقتی می خواهید این گونه پیام ها را ارسال کنید یا پاسخ دهید، با دیدن برچسب "حساس"، نام دریافت کننده و محتوای پیام را مجددا چک می کنید.
دلیل دیگری که باید ایمیل هایتان را مرتب کنید اینست که حتما در صندوق پستی خود پیغام هایی دارید که مرتبا به آنها احتیاج پیدا می کنید و هر بار که بخواهید آنها را پیدا کنید باید زمان بگذارید و دنبالشان بگردید. بنابراین بد نیست که با صرف اندکی زمان پیغام ها را در پوشه های جداگانه مرتب کنید.
از خانه شروع کنید
در مقاله ی به هم ریختگی دیجیتال (Digital Clutter) دیدیم که ارتباط نزدیکی بین عادت هایی که در منزل داریم و عادات محل کار وجود دارد. به عبارت دیگر اگر خانه ی نامرتبی دارید احتمالا در محل کار و به تبع آن، در زندگی دیجیتالی تان هم وضع به همین ترتیب است. پس همین امروز شروع کنید و عادت های کوچک مثبت را در خودتان پرورش دهید تا بتوانید در حوزه ی دیجیتالی هم منظم و مرتب باشید.
1- Google Docs: نام یک برنامه ی واژه پرداز آنلاین است که گوگل برای کاربران خود ارائه کرده و محیطی شبیه به نرم افزار Word دارد.
2- CC List: هنگامی که می خواهید یک نسخه از ایمیلتان را به افراد دیگری که مخاطب اصلی آن پیغام نیستند بفرستید، نام افراد مورد نظر را به CC List می افزایید.
3- Label: با استفاده از این ویژگی در سرویس جیمیل می توانید پیغام های خود را دسته بندی و مرتب کنید.
