در سال های نه چندان دور ادارات پر از پوشه و کاغذ و کارمندانی بود که وظیفه داشتند آنها را سازماندهی کنند. اطلاعات مشتریان در برنامه های صفحه گسترده جمع آوری شده و بیشتر وقت کارکنان صرف تایپ کردن پاسخ نامه ها، تماس با مشتریان برای یادآوری جلسات و دوندگی برای تکمیل کاغذ بازی های اداری می شد.
تعداد زیادی از شرکت ها هنوز هم به همین شیوه فعالیت می کنند. بر اساس تحقیقات حجم کارهای غیرماشینی آنقدر زیاد است که این کسب و کارها به جای تمرکز بر روی استراتژی ها و اهداف سازمانی، 68 درصد زمان خود را صرف این کارها می کنند.
در حالی که در اکثر کسب و کارهای موفق، کارمندان شرکت مجبور نیستند هیچکدام از امور روزانه خود را به صورت دستی انجام دهند.
در واقع مدیران شرکتی امور اداری خود را به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری (Office Automation Software/OAS) خودکار کردند تا دیگر لازم نباشد کلیه ارتباطات، وارد کردن داده ها، فرایند استخدام و ... به صورت دستی انجام شود. وقتی وظایف تکراری و خسته کننده بر عهده سیستم باشد، کارمندان می توانند بر روی استراتژی ها و تعاملات مهم تر سازمانی تمرکز کنند.
پس ماشین ها انجام وظایف زمان گیر و کسل کننده را بر عهده می گیرند تا ما کارآمدتر شده و در محیط کاری، ارزشمندتر ظاهر شویم.
این روزها بیشتر سازمان ها از چندین فناوری اتوماسیون استفاده می کنند. در سال 2017 حدود 75 درصد از کسب و کارها از فناوری اتوماسیون اداری برای خودکار سازی فرایندهای خود استفاده می کردند؛ در حالی که این میزان در سال 2014 فقط 20 درصد بود.
آماده اید تا امور دفتری خود را به یک نرم افزار اتوماسیون اداری بسپارید؟
زمانی که از تأثیر بیشتر در محیط کاری صحبت می کنیم در واقع منظورمان این است که امور اداری خود را با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب ساده تر کنیم. از جمله مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری در روند کاری شرکت ها عبارتند از:
1- صرفه جویی در هزینه
کسب و کاری را می شناسید که به دنبال افزایش سود خود نباشد؟ یک رویکرد نتیجه بخش برای افزایش سود، کاهش هزینه هاست.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری یک رویکرد هوشمندانه برای مهار هزینه ها به شمار می رود. یک نرم افزار برخلاف کارمندان می تواند در کلیه ساعات شبانه روز به صورت مستمر فعالیت کند. همچنین هزینه راه اندازی و استقرار بیشتر نرم افزارهای مدرن سازمانی نظیر اتوماسیون اداری بسیار کم است و به کارگیری آن ها به کاهش هزینه های کل سازمان کمک می کند. در حالی که هزینه پرسنل یک سازمان 71 درصد هزینه کل را شامل می شود.
2- افزایش بهره وری
گسترش رایانه های شخصی باعث شده است که کسب و کارها با حجم کاری بیشتری مواجه شوند. کامپیوتر بیشتر به معنای دسترسی راحت تر است. پس کاربران می توانند درخواست های خود را با سرعت بیشتری ثبت کنند و رسیدگی به هر درخواست در زمان مناسب مستلزم استخدام کارکنان بیشتر می باشد. بنابراین علی رغم تلاش برای کاهش کاغذ، گزارشات کاغذی افزایش پیدا می کند. با وجود افزایش نقل و انتقالات مبتنی بر اینترنت، حجم کاری همچنان رشد می کند؛ به طوری که شرکت های امروزی برای رسیدگی به همه درخواست ها و رفع نیاز مشتریان خود به کمک احتیاج دارند. به همین دلیل نرم افزارهای اتوماسیون اداری تولید شده اند.
قابلیت برنامه ریزی شغلی در یک سیستم اتوماسیون اداری، توان عملیاتی را ارتقا می دهد. هنگامی که برنامه های کاری مشخص شود، نرم افزار اتوماسیون اداری آن را به ترتیب هر مرحله و به صورت دقیق اجرا می کند. در نتیجه این امر خطاهای اپراتور حذف شده و بهره وری افزایش می یابد.
3- دسترسی
شرکت های امروزی وابستگی زیادی به سیستم های کامپیوتری داشته و کلیه امور روزمره نظیر سفارش، رزرو، دستورالعمل های مونتاژ و ... به وسیله برنامه های آنلاین انجام می شوند. در واقع اگر سیستم به هر دلیلی در دسترس نباشد اصطلاحاً کارها می خوابد.
در سال های پیش غیرفعال بودن کامپیوترها برای چند ساعت مشکلی در روند کاری ایجاد نمی کرد. امروزه با وجود حجم بالای پردازش ابری از کار افتادن سیستم های کلیدی می تواند تا میلیون ها دلار خسارت به شرکت ها وارد کند و شهرتشان را به خطر بیاندازد. چرا که دسترسی بیست و چهار ساعته از اهداف اصلی بسیاری از سازمان هاست.
اینجاست که عملیات خودکار سازی به کمکمان می آید. تصور کنید یک درایو خراب شود و هیچ فایل پشتیبانی از اطلاعات شرکت موجود نباشد و یا بدتر اینکه نتوان فایل پشتیبان را یافت. یکی از مزایای کلیدی اتوماسیون این است که می توان به وسیله آن سیستم های بازیابی و ذخیره سازی را جهت اطمینان از حفاظت در مقابل حوادث پیش بینی نشده یا آسیب های ناخواسته به دلیل خطای انسانی خودکار کرد.
4- تکمیل عملیات پیچیده
خودکار سازی عملیات باعث می شود که هیچ کدام از مراحل عملیات یا ترتیب آن ها فراموش نشود؛ عملیات پیش نیاز با موفقیت تکمیل شود؛ داده ها به درستی وارد سیستم شوند و هر عملیات ویژه ای حتماً اجرا شود.
شبکه ای از چندین سیستم را تصور کنید که از لحاظ جغرافیایی پراکنده شده و شامل چندین سیستم عامل، مشکلات ارتباطی، عملیات ادغام شده با شبکه های محلی و کامپیوتر های متصل به آن است. احتمال خطا در چنین فضایی بالاست و تنها راه برای بهبود روند کاری در این شرایط خودکار سازی عملیات با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری است. یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربردی می تواند بر اساس پارامترهای از پیش تعریف شده، وظایف پیچیده را به صورت پویا و هوشمند پوشش دهد.
5- کاهش استفاده از اسناد کاغذی
با دیجیتالی شدن می توانید اطلاعات را درون سیستم ها ذخیره کرده و هم زمان در هزینه ها صرفه جویی کنید. همچنین دیگر به چاپ و ذخیره سازی اسناد کاغذی نیازی ندارید و زمانی که باید صرف کنید تا اطلاعات خاص را در میان پوشه ها و اسناد بایگانی شده بیابید هم کاهش خواهد یافت.
6- تعریف فرایندهای کاری
شما باید قبل از پیکربندی نرم افزار اتوماسیون اداری خود هر آنچه شامل فرایندهای کاریتان می شود را شناسایی کنید. شناسایی فرایندها باعث می شود همه چیز قابل رؤیت باشد و تعریف دقیقی از روند کاری ارائه خواهد شد.
7- پیش بینی بهتر آینده
یک نرم افزار اتوماسیون اداری کلیه ابزارهای مورد نیاز جهت نظارت بر اطلاعات در همه زمان ها را فراهم خواهد کرد. همچنین این سیستم داده های دقیق تر و پیش بینی های مربوط به تقاضا و درآمد در آینده کسب و کار شما را برایتان آماده می کند.
8- شناسایی منابع استفاده نشده
یک سیستم OAS کارآمد به شما کمک می کند منابعی که دیگر مورد استفاده نبوده و یا کمتر مورد استفاده هستند (مثل یک شماره موبایل که تا به حال استفاده نشده) را شناسایی کنید. اتوماسیون فرایندها این امکان را به شما می دهد که منابع استفاده نشده را شناسایی کرده و دوباره از آن ها استفاده کنید.
9- مدیریت تیم های غیر متمرکز
مطمئناً هر شخصی در هر لحظه امکان حضور در یک محل را دارد؛ اما با تشکر از سیستم اتوماسیون اداری، این مشکل به خوبی حل شده است. در حال حاضر شما می توانید با به کار گیری نرم افزار اتوماسیون اداری وظایف تیم های غیر متمرکز خود را در چندین منطقه زمانی متفاوت مدیریت کنید.
10- فرایند استخدام
فرایند استخدام یکی از سخت ترین وظایف هر کسب و کاری به شمار می رود. شرکت ها می توانند با خودکار کردن این فرایند کلیه رزومه ها را با سرعت بالایی بخوانند یا به دنبال کلمات کلیدی مشخصی باشند تا مناسب ترین رزومه ها را بیابند. 71 درصد از کارفرمایان عنوان کرده اند که استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای انجام این کار نتیجه بهتری برای آن ها داشته است. استخدام های خودکار با استفاده از هوش مصنوعی مدت زمان فرایند استخدام را کاهش می دهد.
11- سازگاری با سیستم های دیگر
مسأله ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که پلتفرم اتوماسیون اداری انتخابی شما باید با سیستم های فعلی در کسب و کارتان سازگار باشند. پس به دنبال نرم افزاری باشید که بتوانید به راحتی آن را با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان، نرم افزارهای مالی و حسابداری، ایمیل و ... ادغام کنید.
12- شخصی سازی بر اساس نوع کسب و کار
ماژول های مورد استفاده در هر نرم افزار اتوماسیون اداری به صورت اختصاصی برای هر کسب و کار با توجه به نوع نیاز و اندازه آن قابل تعریف است. یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد باید در عین سادگی، کلیه فرایند ها و امور اداری هر کسب و کار را پوشش دهد. پس نرم افزار اتوماسیون اداری شما به صورت اختصاصی تولید شده و متعلق به کسب و کار شماست.
همین امروز کسب و کار خود را اتوماسیون کنید!
اتوماسیون اداری یک فناوری بی نظیر برای کمک به کسب و کارها به حساب می آید و استفاده از آن به یکی از ملزومات سازمانی تبدیل شده است.
در حال حاضر یکی از پلتفرم های مناسب در بازار، نرم افزار اتوماسیون اداری ایده ارتباط تراشه است که با دارا بودن کلیه ویژگی های بالا سود زیادی عاید هر کسب و کاری خواهد کرد. همچنین در راستای افزایش رضایت مشتریان، ادغام بی دردسر این نرم افزار با سایر نرم افزارهای موجود در هر سازمانی نیز ترتیب داده شده است. متخصصان ما نرم افزاری کاربردی با یک فضای ساده را در اختیارتان می گذارند که کلیه ماژول های مورد نیازتان در آن موجود باشد. در صورت داشتن هر گونه سؤال یا مشاوره می توانید با متخصصان ما تماس حاصل فرمایید.
